Incasso

Informatie over incasso en incassobureaus

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau tracht openstaande vorderingen in opdracht van bedrijven en particulieren te innen. Een incassobureau heeft geen wettelijke bevoegdheden en is een vrij beroep. Iedereen kan zich dus vestigen als incassobureau. In Nederland zijn er zo’n 850 incassobureaus actief. Voor haar werkzaamheden mag een incassobureau incassokosten oftewel buitengerechtelijke kosten in rekening brengen.

Verschil tussen deurwaarder en incassobureau

Een incassobureau heeft geen enkele wettelijke status, maar verricht slechts incassodiensten in opdracht van schuldeisers en mag daarvoor incassokosten berekenen. Een deurwaarder is een door de Koningin benoemd ambtenaar heeft ruimere bevoegdheden voor het innen van een schuld. Zoals het uitbrengen van een dagvaarding, het leggen van beslag of het ontruimen van een woning. Daarnaast mag een deurwaarder ook optreden als incassobureau.

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau zal trachten zonder tussenkomst van een rechter betaling af te dwingen. Meestal wordt gebruik gemaakt van schriftelijk en telefonisch contact. Een enkele keer zal ook een huisbezoek worden afgelegd. Betaling wordt afgedwongen door te dreigen met een dagvaarding en een rechtszaak. Naast de incassokosten kan een debiteur dan worden veroordeeld tot betaling van de deurwaarderkosten en griffiekosten. Eventueel kan een incassobureau een betalingsregeling afsluiten en controleren.

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn een soort schadevergoeding voor werkzaamheden die tot doel hebben debiteuren tot betaling over te halen. Deze werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld bestaan uit verschillende soorten schriftelijke en mondelinge communicatie en onderzoek. Deze kosten kunnen in rekening worden gebracht door het incassobureau of door de schuldeiser zelf.

Welke incassokosten mogen in rekening worden gebracht?

Incassokosten kunnen worden overeengekomen bij het aangaan van de overeenkomst, bijvoorbeeld met een clausule in de algemene voorwaarden of op basis van incasso wetgeving. In de algemene voorwaarden of in de overeenkomst kan een schuldeiser vooraf namelijk hebben vastgelegd welke incassokosten in rekening kunnen worden gebracht. Gebruikelijk is een boete van 25-45 euro, 15% incassokosten en de wettelijke rente. Deze incassokosten kunnen door een rechter echter wel gematigd worden of de algemene voorwaarden nu wel of niet zijn geaccepteerd. Sowieso wordt een maximum aan incassokosten gesteld van 15% mits kan worden aangetoond dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Als dat niet het geval is wordt de staffel van Rapport voorwerk II gehanteerd, wat in de praktijk betekent dat de incassokosten zullen worden gematigd tot het bedrag dat in onderstaande staffel is weergegeven.

Informatiekosten, administratiekosten, dossierkosten, afhandelingskosten, leges en incassoprovisie

Een incassobureau mag de debiteur naast de buitenrechtelijke incassokosten, geen andere zaken in rekening brengen. In de praktijk gebeurt dat echter vaak wel en zo niet dan worden deze kosten vaak doorberekend aan de opdrachtgever. Administratiekosten kunnen bijvoorbeeld niet dubbelop worden berekend. Ook informatiekosten en bureaukosten worden geacht te zijn inbegrepen in de buitengerechtelijke incassokosten. Dossierkosten en afhandelingskosten worden vaak nog boven op de incassokosten in rekening gebracht aan de opdrachtgever. Net als de incassoprovisie over het geïnde bedrag. Dit zijn allemaal incassokosten die door het incassobureau in rekening gebracht kunnen worden maar niet per definitie door de schuldenaar betaald hoeven te worden.

Bezwaar maken tegen incassokosten

Incassobureaus kunnen alle mogelijke soorten kosten in rekening brengen bij de schuldeiser. Ervaring leert dat het zelden zin heeft bezwaar te maken tegen onredelijke incassokosten. Het incassobureau zal aandringen op gehele betaling van de sommatie. Als u bezwaar wilt maken bij de branche organisatie NVIO dan moet u eerst 25 euro betalen. Sowieso is maar een klein gedeelte aangesloten bij de NVIO. Als u het niet eens bent met de incassokosten, kijkt u dan bij de staffel van het Rapport Voorwerk II. Komt het tot een kostenveroordeling, dan zult u sowieso deze incassokosten moeten betalen. Daarnaast zult u boetes en incassokosten moeten betalen welke zijn overeengekomen bij het sluiten van de overeenkomst of zijn opgenomen in de algemene voorwaarden. Mits dan niet het maximum van 15% van de hoofdsom wordt overschreden.

Incassokosten betalingsregeling

Als er sprake is van een betalingsregeling, kunnen er wel extra kosten worden doorberekend. Deze extra incassokosten moeten dan wel expliciet worden overeengekomen.

Incassoprocedure opstarten

Een incassoprocedure begint vaak bij een goede ingebrekestelling door u als opdrachtgever. Daarin geeft u de debiteur de kans binnen een redelijke termijn van 7 tot 14 dagen te betalen alvorens deze uit handen te geven. Daarna heeft u de keuze een incassobureau of een deurwaarder in te schakelen. In eerste instantie zullen zij trachten de openstaande vordering langs een minnelijke incassoprocedure voor u te innen. De klant is dan nog slechts incassokosten verschuldigd. Als de wanbetaler dan nog steeds geen gehoor geeft aan de oproep tot betalen, kan een juridische incassoprocedure worden opgestart.

Wanneer heeft een juridisch incassoprocedure zin?

Een juridisch incassoprocedure heeft bijna altijd zin als uw vordering hoger is dan € 150,-. Let er dan wel op dat uw vordering hard is. Dat wil zeggen dat er een duidelijke overeenkomst aan ten grondslag ligt die moeilijk kan worden betwist. Ook moeten er uiteindelijk verhaalsmogelijkheden zijn. Dat wil zeggen dat het uiteindelijke bedrag ook door de tegenpartij moet kunnen worden opgebracht. Is uw vordering lager dan € 150 of twijfelt u aan de hardheid of de verhaalsmogelijkheden, onderzoekt u dan andere maatregelen zoals wanbetalerregistratie of een conceptdagvaarding.

De eerste stap van de incassoprocedure: De tegenpartij dagvaarden!

De dagvaarding is het eerste processtuk in een civiele procedure of in een strafproces en vermeldt waar het in de zaak om gaat en op welke gronden de eis berust. In de dagvaarding wordt de gedaagde partij schriftelijke opgeroepen om voor een gerecht te verschijnen. Als uw zaak eenmaal bij de rechter ligt, dan zijn er een aantal verschillende uitkomsten te verwachten:

De tegenpartij verschijnt niet:

Indien de tegenpartij niet verschijnt, concludeert de rechtbank dat de gedaagde erkent dat hij het gevorderde bedrag verschuldigd is. Meestal neemt de rechter de eis van de eiser over en moet de gedaagde de kosten van de procedure betalen. De procedure komt hiermee tot een eind. Het eindvonnis levert een executoriale titel op waarmee het vonnis door de deurwaarder ten uitvoer kan worden gebracht.

De tegenpartij verschijnt wel:

Als de gedaagde verschijnt, krijgt hij de gelegenheid verweer te voeren. Binnen een vastgestelde termijn kan hij middels een ‘Conclusie van Antwoord’ schriftelijk op de dagvaarding reageren. Na ontvangst van dit verweer, kan u daarop nog reageren. Na de ‘Conclusie van Antwoord’ gelast de rechtbank in veel gevallen een (mondelinge behandeling) of een tweede schriftelijke ronde. Doel van deze comparitie is het inwinnen van inlichtingen door de rechtbank en het bezien of een schikking tot de mogelijkheden behoort. Partijen dienen daarbij in persoon te verschijnen. Wanneer de rechtbank na de ‘Conclusie van Antwoord’ geen comparitie gelast, mogen partijen nogmaals over en weer reageren op elkaars stellingen. De eisende partij mag na de ‘Conclusie’ van Antwoord’ met zijn ‘Conclusie van Repliek’ schriftelijk reageren. De gedaagde partij reageert hierop schriftelijk met zijn ‘Conclusie van Dupliek’. Na deze schriftelijke ronde kan alsnog een comparitie gelast worden.

Schikken tijdens de incassoprocedure

Gedurende de hele incassoprocedure is het mogelijk om te schikken. Een schikking is een afspraak tussen twee partijen om af te zien van een rechtszaak. Een schikking is vaak goedkoper en duurt ook minder lang. Bijkomend voordeel is dat het rechtssysteem wordt ontlast. Mocht er niet geschikt worden, beslist de rechter middels een tussenvonnis hoe de procedure voortgezet wordt.

Vonnis na incassoprocedure

Is de rechtbank van mening dat alle feiten en omstandigheden voldoende zijn belicht, dan wordt er eindvonnis gewezen. Zo niet wijst zij tussenvonnis en bepaalt zij welke proceshandelingen zij wenselijk acht (bewijsopdracht, benoeming van een deskundige, getuigenverhoor of plaatsopneming). In beginsel kan iedere uitspraak middels hoger beroep voorgelegd worden aan een hogere rechter (behalve bij geschillen om een geldbedrag van minder dan € 1750,-). Hoger beroep dient te worden ingesteld bij één van de vijf Gerechtshoven. Tot slot kan de uitspraak van de hoger beroeprechter nog worden voorgelegd aan de Hoge Raad (in cassatie gaan). De duur van de hele incassoprocedure is moeilijk in te schatten. Houd rekening met een tijdsbestek van minimaal drie maanden tot een jaar of zelfs langer.

Incassoprocedure na eindvonnis

Nadat de (kanton)rechter vonnis heeft gewezen en u in het gelijk heeft gesteld, heeft u nog niet per definitie uw geld. Zodra u het vonnis aan onze deurwaarder overhandigt, zijn er veel mogelijkheden tot invordering. Te denken valt aan loonbeslag, bankbeslag, derdenbeslag, beslag op auto’s, boedel etc. Allereerst wordt het vonnis betekend. daarna kunnen executie maatregelen worden getroffen.

Administratiekosten

Incassobureaus en deurwaarders berekenen vaak tal van kosten door aan de wanbetaler waaronder de administratiekosten. De administratiekosten moeten betaald worden aan het incassobureau, want als er op tijd betaald was dan had de schuldeiser deze kosten niet hoeven maken.

Wat zijn administratiekosten

Administratiekosten zijn kosten voor het verzenden van een aanmaning door de schuldeiser zelf. In de algemene voorwaarden moeten dan wel zijn opgenomen opgenomen dat u administratiekosten verschuldigd bent als gevolg van een herinnering of aanmaning.

Administratiekosten en buitengerechtelijke incassokosten

De administratiekosten worden geacht onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. Het incassobureau of de deurwaarder kan geen buitengerechtelijke kosten bij u in rekening brengen bovenop deze administratiekosten. Ontvangt u een aanmaning waarin beide posten zijn opgenomen, dan hoeft u de administratiekosten dus niet te voldoen.

De buitengerechtelijke incassokosten

Buitengerechtelijke kosten zijn kosten die redelijkerwijs gemaakt mogen worden werkzaamheden die tot doel hebben om betaling af te dwingen vóór het starten van een gerechtelijke procedure. Het kan dan gaan om werkzaamheden van de schuldeiser zelf, of die van incassobureau of deurwaarder.

Wat zijn redelijke buitengerechtelijke kosten?

De buitengerechtelijke kosten kunnen door een rechter gematigd worden of ze nu overeengekomen zijn of niet.

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die erop zijn gericht het debiteurensaldo zo laag als mogelijk te houden, de betalingstermijn te verkorten en de afschrijving op debiteuren te voorkomen. In de praktijk komt dat neer op het opstellen van een goed beleid voor debiteurenbeheer en het uitvoeren van debiteurenbeheer.

Beleid debiteurenbeheer

Een goed beleid voor debiteurenbeheer begint al bij het aangaan van de overeenkomst met klanten. Welke betalingstermijn wordt overeengekomen en is de procedure ingeval van wanbetaling goed beschreven in de overeenkomst en algemene voorwaarden. Daarnaast kan de kredietwaardigheid vooraf worden onderzocht en het betalingsgedrag worden gecontroleerd. Debiteurenbeheer schrijft ook voor hoe op klachten en betwisting moet worden gereageerd en op welke wijze betalingsherinnering moet plaatsvinden. Daarnaast omvat het beleid debiteurenbeheer ook of en wanneer de vordering uit handen wordt gegeven en aan wie.

Effectief debiteurenbeheer

Voor veel bedrijven en ondernemers is het uitvoeren van debiteurenbeheer niet de eerste prioriteit. Het schriftelijk en telefonisch herinneren van debiteuren is een vak apart. Het is een kunst om serieuze argumenten van smoezen te kunnen onderscheiden en duidelijke afspraken te kunnen maken met klanten en deze te bewaken. Goed uitgevoerd debiteurenbeheer kan de betalingstermijn aanzienlijk terugdringen en het aantal afschrijvingen op debiteuren voorkomen. Debiteurenbeheer verdient zich daarom snel terug.

Debiteurenbeheer wel of niet uitbesteden

Juist omdat binnen veel bedrijven debiteurenbeheer kind van de rekening is, kan debiteurenbeheer beter worden uitbesteed. Gebrek aan tijd, prioriteit en zakelijkheid kan daarvoor een prima reden zijn. Op het moment dat u dit duidelijk kenbaar maakt aan uw relaties, hoeft u zich geen zorgen te maken voor de relatie met uw klanten. U valt niet zoveel te verwijten, aangezien u slechts toe laat zien op naleving van de overeenkomst. Veel incassobureaus voeren naast de incasso werkzaamheden ook activiteiten uit gericht op debiteurenbeheer.

Wanbetalers

Wanbetalers zijn strikt genomen personen of bedrijven die producten of diensten afnemen onder daarvoor te betalen. Vaak zijn bedrijven huiverig om wanbetalers aan te pakken uit de angst klanten te verliezen. Maar aan klanten die niet betalen of structureel te laat betalen, verdient u ook niets. Effectief debiteurenbeheer helpt u wanbetalers in kaart te brengen. Als een klant keer op keer zijn afspraken niet nakomt, is de classificatie wanbetaler al zijn snel op zijn plaats. Zijn wanbetalers eenmaal gesignaleerd, wacht u dan niet te lang met het opstarten van een incassoprocedure.

Belangrijke websites